KiotViet Hotel: Giải pháp quản lý và vận hành toàn diện cho ngành lưu trú tại Việt Nam

Trong bối cảnh ngành du lịch và lưu trú ngày càng phát triển, việc áp dụng công nghệ vào quản lý khách sạn trở thành yếu tố then chốt để nâng cao hiệu quả kinh doanh và trải nghiệm khách hàng. KiotViet Hotel là một giải pháp quản lý khách sạn toàn diện, tích hợp nhiều công nghệ hiện đại nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của các cơ sở lưu trú tại Việt Nam.

Xu hướng công nghệ trong ngành khách sạn

Trước đây, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý khách sạn từng là một lợi thế cạnh tranh dành cho những nhà quản lý nhạy bén và “chịu đầu tư”. Nhưng ngày nay, công nghệ đã trở thành thành phần cốt lõi quyết định sự tồn tại và phát triển của một cơ sở lưu trú trong thị trường đầy biến động.

Với các chủ khách sạn, nhà nghỉ hay homestay, sự chuyển dịch này vừa là thách thức, vừa là cơ hội. Bởi lẽ, giải pháp công nghệ phù hợp có thể là chìa khóa tạo nên khác biệt – giữa một nơi hoạt động hiệu quả, lợi nhuận ổn định với một nơi đang phải gồng mình trong cuộc đua cạnh tranh về giá, nhân lực và dịch vụ.

Tuy nhiên, khi thị trường ngày càng tràn ngập các phần mềm, ứng dụng, nền tảng… với lời quảng bá hấp dẫn, thì chọn sai công nghệ giống như đi lạc trong một mê cung – vừa tốn chi phí, vừa mất thời gian, lại gây xáo trộn quy trình.

Theo bài viết "Is your hotel technology stack ready for the future?" từ Lighthouse, một hệ thống công nghệ khách sạn hiện đại cần bao gồm các yếu tố sau:

• Hệ thống quản lý tài sản (PMS): Quản lý thông tin đặt phòng, khách hàng và các hoạt động vận hành.
• Hệ thống quản lý doanh thu (RMS): Phân tích dữ liệu để tối ưu hóa giá phòng và doanh thu.
• Công cụ đặt phòng trực tuyến (Booking Engine): Cho phép khách hàng đặt phòng trực tiếp trên website của khách sạn.
• Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM): Theo dõi và tương tác với khách hàng để nâng cao trải nghiệm.
• Tích hợp kênh phân phối (Channel Manager): Quản lý việc phân phối phòng trên các kênh OTA như Booking.com, Agoda, v.v.

Phần mềm quản lý khách sạn KiotViet đã tích hợp hầu hết các yếu tố trên, tạo nên một hệ sinh thái công nghệ toàn diện cho các cơ sở lưu trú.

Xem thêm: Khách sạn 3–5 sao cần gì ở một phần mềm quản lý giá phòng? Câu trả lời nằm ở tự động hóa và tối ưu vận hành

KiotViet Hotel - Giải pháp quản lý và vận hành toàn diện cho chủ các cơ sở lưu trú

1. Quản lý đặt phòng và check-in/check-out

• Đặt phòng linh hoạt: Phần mềm cho phép kiểm tra phòng trống và đặt phòng nhanh chóng, hỗ trợ cả khách lẻ và khách đoàn.
• Check-in nhanh chóng: Tích hợp công nghệ quét CCCD/Hộ chiếu giúp nhập thông tin khách hàng chỉ trong 3 giây.
• Liên kết khóa thẻ từ: Kiểm soát thời gian chi tiết trên mỗi thẻ, giúp cố định khung giờ ra vào phòng của khách thuê, đảm bảo an ninh và hiệu quả hoạt động của khách sạn.  
• Tính tiền chính xác: Tự động tính toán chi phí dựa trên thời gian lưu trú và dịch vụ sử dụng, hỗ trợ cả hình thức thuê theo giờ, ngày hoặc tháng.

2. Quản lý buồng phòng và kho vật tư

• Theo dõi tình trạng phòng: Cập nhật trạng thái phòng (trống, đã đặt, cần dọn dẹp) theo thời gian thực.
• Quản lý vật tư: Theo dõi tồn kho các vật dụng như khăn tắm, bàn chải, nước uống, đảm bảo cung cấp đầy đủ cho khách hàng.

3. Quản lý khách lưu trú

• Lưu trữ thông tin khách hàng: Ghi nhận đầy đủ thông tin như họ tên, số điện thoại, CCCD/hộ chiếu, lịch sử lưu trú.
• Khai báo lưu trú online: Hỗ trợ xuất file danh sách khách lưu trú để nộp trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công Bộ Công An để hoàn tất khai báo dễ dàng và tiện lợi. 

Dùng thử miễn phí

4. Quản lý nhân sự và phân quyền

• Phân chia ca làm việc: Theo dõi lịch làm việc và phân chia ca hợp lý cho nhân viên.
• Phân quyền truy cập: Thiết lập quyền hạn cho từng nhân viên, đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin.

5. Thanh toán và hóa đơn

• Thanh toán đa dạng: Hỗ trợ thanh toán qua mã QR, tiền mặt, chuyển khoản, quẹt thẻ.
• Xuất hóa đơn điện tử: Cho phép xuất hóa đơn ngay lập tức, đặc biệt KiotViet cung cấp dịch vụ xuất HĐĐT và chữ ký số MIỄN PHÍ cho nhà kinh doanh.

4. Báo cáo và phân tích

• Báo cáo chi tiết: Cung cấp báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, công suất phòng, tồn kho, giúp chủ khách sạn đưa ra quyết định kịp thời.
• Biểu đồ trực quan: Hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ, giúp dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh.

5. Tích hợp Channel Manager

• Tự động đồng bộ giá và tình trạng phòng lên hơn 100 OTAs, tránh tình trạng overbooking (bán trùng phòng).
• Đồng bộ hai chiều: Khi có khách đặt phòng qua OTA, hệ thống tự cập nhật vào phần mềm KiotViet Hotel mà không cần thao tác tay.

6. Quản lý từ xa

• Ứng dụng di động: Cho phép quản lý và theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc, mọi nơi thông qua ứng dụng trên điện thoại.
• Thông báo tức thì: Cập nhật mọi biến động như đặt phòng, nhận phòng, trả phòng ngay trên điện thoại của chủ cơ sở.

Dùng thử miễn phí

Lợi ích thực tế khi sử dụng KiotViet Hotel trong quản lý và vận hành cơ sở lưu trú

Trong bối cảnh ngành lưu trú ngày càng cạnh tranh và vận hành ngày càng phức tạp, việc sở hữu một nền tảng công nghệ đáng tin cậy như KiotViet Hotel không còn là một lựa chọn, mà là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả và bền vững.

Trước hết, quy trình vận hành được chuẩn hóa và tự động hóa, giúp khách sạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức trong khâu tiếp nhận, phục vụ và thanh toán. Những thao tác thủ công trước đây dễ sai sót, nay được thực hiện nhanh chóng và chính xác chỉ trong vài bước chạm.

Không chỉ tối ưu vận hành nội bộ, KiotViet Hotel còn giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, thông qua sự nhất quán và chuyên nghiệp trong từng điểm chạm – từ lúc khách đặt phòng cho đến khi rời đi. Một quy trình trơn tru, không gián đoạn chính là yếu tố quan trọng giữ chân khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh.

Xem thêm: Xu hướng thiết kế trang web khách sạn 2025: Làm thế nào để nổi bật và tăng tỉ lệ chuyển đổi?

Có thể thấy, KiotViet Hotel không chỉ là công cụ hỗ trợ, mà là nền tảng vận hành toàn diện, giúp khách sạn vận hành trơn tru, phục vụ khách hàng tốt hơn, và đặc biệt – sẵn sàng thích ứng với mọi thay đổi của thị trường trong hiện tại và tương lai.