KiotViet cung cấp giải pháp chữ ký số trọn gói cho cộng đồng kinh doanh, tiểu thương và doanh nghiệp

Chữ ký số đang trở thành điều kiện bắt buộc khi triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, với nhiều hộ kinh doanh nhỏ, việc tìm hiểu, đăng ký, sử dụng chữ ký số vẫn còn nhiều bỡ ngỡ, thậm chí dễ xảy ra sai sót nếu không có người hướng dẫn. Để giúp các chủ shop yên tâm tuân thủ đúng quy định, KiotViet mang đến giải pháp chữ ký số trọn gói, tích hợp sẵn trong phần mềm bán hàng.

Chữ ký số là gì?

Căn cứ theo khoản 13 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định về giải thích về chữ ký số như sau:

“Chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng, gồm khóa bí mật và khóa công khai, trong đó khóa bí mật được dùng để ký số và khóa công khai được dùng để kiểm tra chữ ký số. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, tính toàn vẹn và tính chống chối bỏ nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.”

Dễ hiểu, chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử có giá trị pháp lý, dùng để xác thực người gửi và nội dung của văn bản số. Chữ ký số thường được sử dụng để ký hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, báo cáo tài chính, hợp đồng online... đảm bảo rằng các tài liệu được gửi đi là đúng người, đúng nội dung, không bị chỉnh sửa và được pháp luật công nhận. Với các hộ kinh doanh, tiểu thương, chữ ký số quan trọng nhất khi dùng để xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn, tránh sai sót, tránh bị phạt.

Trường hợp bắt buộc cần sử dụng chữ ký số

Theo pháp luật hiện hành tại Việt Nam, chữ ký số được ứng dụng trong rất nhiều trường hợp giao dịch điện tử, nhiều trường hợp bắt buộc phải có chữ ký số mới đáp ứng yêu cầu. 

Trường hợp bắt buộc sử dụng chữ ký số 

Căn cứ theo quy định tại Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số như sau:

“1. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.
2. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định này.”

Như vậy đối với các văn bản cần có chữ ký hoặc cần đóng dấu theo quy định của Pháp luật thì văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được xen là đáp ứng yêu cầu khi được ký bằng chữ ký số đảm bảo an toàn.

Cụ thể các trường hợp gồm:
- Lập hóa đơn điện tử có mã số thuế cơ quan thuế
- Khai thuế và nộp thuế điện tử
- Khai hải quan điện tử
- Khai bảo hiểm xã hội điện tử
- Đăng ký kinh doanh trực tuyến
- Ký hợp đồng điện tử
…

Trường hợp không bắt buộc sử dụng chữ ký số

Ngoài các trường hợp bắt buộc dùng chữ ký số đơn vị, doanh nghiệp có thể không sử dụng chữ ký số trong các trường hợp sau:
- Hóa đơn điện tử không có mã số thuế của cơ quan thuế
- Hợp đồng điện tử: hợp đồng mua bán tài sản cá nhân (trừ tài sản bất động sản), hợp đồng làm theo công việc nhất định…
…

Tuy nhiên, việc không sử dụng chữ ký số an toàn trong các giao dịch điện tử sẽ không đảm bảo tính pháp lý. Do đó, tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu xảy ra tranh chấp, hoặc một trong các bên không thực hiện theo hợp đồng hoặc thỏa thuận. 

4 loại chữ ký số phổ biến hiện nay

Hiện nay có 4 loại chữ ký số được phân loại theo phương thức lưu trữ và khả năng bảo mật gồm: chữ ký số USB Token, chữ ký số SmartCard, chữ ký số HSM, và chữ ký số từ xa.

1. Chữ ký số USB Token

Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số phổ biến nhất, được lưu trữ trên USB nhỏ gọn, gọi là Token. Khi sử dụng, người dùng cần cắm USB Token vào máy tính để thực hiện ký các tài liệu điện tử.

Ưu điểm: Giá thành thấp, dễ dùng, phù hợp với máy tính cố định.
Nhược điểm: Phụ thuộc vào thiết bị vật lý, dễ thất lạc, không dùng được trên điện thoại.

2. Chữ ký số Smartcard

Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được thiết lập sẵn trên SIM do các nhà mạng nghiên cứu phát triển, có thể giúp người dùng sử dụng trên thiết bị di động nhanh chóng.

Tuy nhiên loại chữ ký số này vẫn còn nhiều hạn chế và nhược điểm khi phải phụ thuộc vào sim của các nhà mạng. Nếu người dùng có sim nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng hoặc có việc phải đi công tác nước ngoài thì việc ký số cũng không thể diễn ra được.

3. Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM là chữ ký số được lưu trữ và vận hành trên thiết bị phần cứng chuyên dụng, được gọi là HSM. Được lưu trữ trên máy chủ phần cứng chuyên dụng (thường dùng trong doanh nghiệp lớn). Loại chữ ký số này cho phép ký số hàng loạt các tài liệu, thiết kế bảo mật cao và lưu trữ tập trung trên hệ thống. 

Ưu điểm: Bảo mật cao, quản lý tập trung.
Nhược điểm: Chi phí cao, không phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ lẻ.

4. Chữ ký số từ xa (Remote Signing)

Chữ ký số từ xa là loại chữ ký số không cần thiết bị lưu trữ vật lý như USB Token hoặc HSM. Loại chữ ký số này mang các ưu điểm vượt trội, khắc phục các nhược điểm của chữ ký số USB Token, chữ ký số Smartcard hay HSM vì không phụ thuộc vào phần cứng nào. Người dùng không cần thao tác phức tạp, mọi thứ được tự động xử lý khi xuất hóa đơn.

Ưu điểm: Đơn giản, hợp pháp, không cần cài đặt gì thêm – rất phù hợp với hộ kinh doanh nhỏ và cá nhân bán hàng online.

Hiện nay, trong bối cảnh Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, với mong muốn đồng hành cùng cộng đồng kinh doanh, KiotViet chính thức Miễn phí chữ ký số từ xa trên phần mềm bán hàng KiotViet. Toàn bộ hơn 300.000 khách hàng đang sử dụng phần mềm KiotViet sẽ không phát sinh bất kỳ chi phí nào để đáp ứng các quy định mới của Nhà nước.

Giải pháp chữ ký số MIỄN PHÍ tích hợp sẵn trong phần mềm KiotViet

Nếu việc đăng ký, cài đặt và sử dụng chữ ký số khiến tiểu thương phải đau đầu, thì giờ đây đã có KiotViet lo trọn gói!

Thay vì phải tự đi mua thiết bị USB Token, cài driver, rồi tìm cách kết nối với phần mềm, giờ anh/chị chỉ cần sử dụng phần mềm bán hàng KiotViet – đã có sẵn chữ ký số tích hợp từ InTrust CA, một trong những nhà cung cấp chữ ký số được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép.

Những lợi ích nổi bật chữ ký số từ KiotViet mang lại:
- Không cần mua thiết bị: Không phải cắm USB, không sợ mất token.
- Không cần cài đặt phức tạp: Chữ ký số được kích hoạt sẵn trong phần mềm, ký trực tiếp khi xuất hóa đơn.
- Hợp pháp – chuẩn quy định: Đáp ứng đầy đủ quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP và các hướng dẫn về hóa đơn điện tử mới nhất.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí: Không cần thuê bên ngoài, không phát sinh thêm phí phần mềm ký số.

Đặc biệt, giải pháp chữ ký số tích hợp của KiotViet hợp tác cùng InTrust CA – đối tác uy tín trong lĩnh vực chứng thực điện tử, đảm bảo mọi hóa đơn phát hành đều có tính pháp lý, bảo mật.

Chữ ký số không còn là chuyện xa lạ với dân làm ăn thời đại số, mà đã trở thành bắt buộc nếu Quý khách hàng muốn xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn, đúng luật. Việc chọn đúng giải pháp ngay từ đầu sẽ giúp tiểu thương tránh sai sót, tránh rắc rối, và yên tâm bán buôn mỗi ngày.

Với phương châm “lấy khách hàng làm trung tâm”, KiotViet cam kết mang đến sản phẩm và dịch vụ dễ sử dụng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Chúng tôi trân trọng sự tin tưởng và đồng hành của Quý Khách hàng – bởi sự hài lòng, hiệu quả và phát triển bền vững của khách hàng chính là kim chỉ nam cho mọi cải tiến của KiotViet trong hiện tại và tương lai.

Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ, Quý khách vui lòng liên hệ qua các hình thức sau:
- Tổng đài 1900 6522 
- Fanpage KiotViet
- Email: hotro@kiotviet.com  

Kính chúc Quý Khách hàng nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công!