Hóa đơn điện tử là gì? KiotViet đồng hành cùng cộng đồng kinh doanh tuân thủ nghị định mới từ Chính phủ

Từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ trở thành quy định bắt buộc với nhiều hộ kinh doanh, tiểu thương trên toàn quốc có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm. Nhưng hóa đơn điện tử là gì? Dùng ra sao? Bắt đầu từ đâu? Thì không phải ai cũng nắm rõ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu đúng về hóa đơn điện tử, biết cách sử dụng hợp lệ, tiết kiệm và dễ dàng. 

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử (HĐĐT) như sau:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”.

Như vậy, Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo lập, gửi và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, do bên bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ sử dụng phương tiện điện tử để ghi nhận các thông tin liên quan đến việc bán hàng hay cung ứng dịch vụ.

Trong đó, Hóa đơn điện tử được chia ra làm 2 loại:
1. Hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế: HĐĐT có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
2. Hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế: HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn điện tử
- Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước bán hàng dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
- Các loại hóa đơn khác như Tem, vé, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…

Lợi ích hóa đơn điện tử mang lại cho hộ kinh doanh, doanh nghiệp

Với tổ chức, cá nhân mua hàng, doanh nghiệp, Hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích sau: 

1. Đối với tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ:

- Người mua có thể dễ dàng tra cứu, đối chiếu thông tin hóa đơn do người bán cung cấp.
- Tiết kiệm chi phí so với hóa đơn giấy, bao gồm chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ và không cần không gian lưu trữ vật lý.
- Giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.
- Tránh được các rủi ro như mất, rách, cháy hóa đơn giấy.
- Người mua có thể kiểm tra hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế để xác minh tính hợp lệ, tạo sự yên tâm khi giao dịch.

2. Đối với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

- Xây dựng môi trường kinh doanh minh bạch, công bằng, tạo thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Giảm thiểu thủ tục hành chính, chi phí gửi, lưu trữ hóa đơn, và rủi ro mất mát chứng từ.

Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn mang nhiều tác động tích cực đối với xã hội và cơ quan nhà nước, cụ thể:

3. Đối với xã hội:

- Thúc đẩy cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua tự động hóa và ứng dụng công nghệ.
- Góp phần tạo lập môi trường kinh doanh công bằng, minh bạch giữa các tổ chức, cá nhân nộp thuế.
- Đẩy mạnh thương mại điện tử và kinh doanh trên nền tảng số, phù hợp xu hướng phát triển toàn cầu.
- Là một phần trong tiến trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, cơ quan tài chính và các cơ quan nhà nước.
- Mang lại lợi ích lâu dài cho xã hội như tiết kiệm chi phí, nguồn lực và bảo vệ môi trường.

4. Đối với cơ quan thuế và các cơ quan nhà nước liên quan:

- Hóa đơn điện tử hỗ trợ xây dựng cơ sở dữ liệu toàn diện về người nộp thuế, phục vụ công tác quản lý, phân tích, dự báo và hỗ trợ tuân thủ pháp luật thuế.
- Thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, cải tiến quy trình nghiệp vụ theo hướng tự động hóa, giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.
- Góp phần phát hiện, ngăn chặn kịp thời hành vi gian lận, trốn thuế và các trường hợp doanh nghiệp bỏ trốn, mất tích.

Những đối tượng nào cần sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị quyết chính phủ.

Theo quy định mới tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ ngày 01/06/2025 gồm:

1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (quy định tại Khoản 1, Điều 51, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14) có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên. 

2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại Khoản 2, Điều 90, Khoản 3, Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 gồm các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đáp ứng điều kiện:
+ Có sử dụng máy tính tiền; 
+ Xác định được doanh thu và sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế;
+ Đáp ứng quy mô về doanh thu, lao động đồng thời thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.

3. Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng gồm:
+ Trung tâm thương mại; 
+ Siêu thị; 
+ Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); 
+ Cơ sở ăn uống; nhà hàng; khách sạn; 
+ Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ;
+ Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim;
+ Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Hiện hành: Theo Điều 8, Thông tư số 78/2021/TT-BTC việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không bắt buộc.

Khó khăn thường gặp khi triển khai hóa đơn điện tử

3 khó khăn chính khi tiểu thương, hộ kinh doanh triển khai hóa đơn điện tử.

1. Không biết bắt đầu từ đâu, mơ hồ về quy trình triển khai
Nhiều hộ kinh doanh chưa từng tiếp cận phần mềm hay hệ thống quản lý, nên khi nghe tới "hóa đơn điện tử", họ không biết phải chuẩn bị những gì.
- Không biết đăng ký với cơ quan thuế thế nào.
- Không rõ cần mua chữ ký số hay phần mềm gì.
- Không nắm rõ thời điểm phải bắt đầu dùng.
- Hỏi ai cũng trả lời khác nhau, gây rối thông tin.

Những cản trở trên dẫn tới hộ kinh doanh, tiểu thương dễ bỏ sót những lưu ý khi triển khai hóa đơn điện tử, ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh cũng như bị phạt hành chính.

2. Rào cản công nghệ, gại thao tác trên phần mềm
Phần lớn tiểu thương không quen dùng công nghệ, đặc biệt là máy tính, phần mềm hay thao tác online.
- Lo không biết tạo mẫu hóa đơn thế nào.
- Không biết cách ký số, gửi hóa đơn điện tử cho khách.
- Sợ nhấn sai thao tác làm sai dữ liệu, phải làm lại từ đầu.
- Có tâm lý “thôi khỏi xài còn hơn sai”.

Điều này dễ tới những tâm lý e ngại, trì hoãn việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh.

3. Chi phí đầu tư ban đầu cao
Với doanh nghiệp nhỏ, siêu nhỏ và hộ kinh doanh, chi phí này có thể sẽ là một lo ngại. Ước tính, một cửa hàng thời trang với khoảng 5.000 hóa đơn mỗi năm có thể tiết kiệm được khoảng 3 triệu đồng. Một nhà hàng quy mô vừa với 50.000 hóa đơn có thể tiết kiệm đến 17,5 triệu đồng. Đây là khoản chi phí được giảm tải hoàn toàn, giúp người bán hàng yên tâm tuân thủ quy định mới của Nhà nước.

KiotViet đồng hành cùng cộng đồng kinh doanh tuân thủ nghị quyết Chính phủ

Trong bối cảnh Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, với mong muốn đồng hành cùng cộng đồng kinh doanh, Công ty Cổ phần Công nghệ KiotViet chính thức công bố chính sách liên quan đến hóa đơn điện tử và chữ ký số trên phần mềm bán hàng KiotViet.

Từ ngày 14/05/2025, tất cả hộ kinh doanh sử dụng phần mềm KiotViet sẽ được:
- Miễn phí hóa đơn điện tử KiotViet
- Miễn phí chữ ký số 

Toàn bộ hơn 300.000 khách hàng đang sử dụng phần mềm KiotViet sẽ không phát sinh bất kỳ chi phí nào để đáp ứng các quy định mới của Nhà nước về hóa đơn điện tử. Đồng thời, các khách hàng mới bắt đầu sử dụng KiotViet trong thời gian tới cũng sẽ được hưởng đầy đủ chính sách miễn phí, bao gồm hóa đơn điện tử và chữ ký số.

Quy trình đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử trên nền tảng KiotViet được thiết kế linh hoạt, phù hợp với nhiều mô hình kinh doanh khác nhau như: tạp hóa, siêu thị mini, quán ăn, cửa hàng thời trang, salon, nhà hàng, khách sạn… 

Chuyển đổi sớm để kinh doanh thuận lợi

Sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc từ cơ quan thuế, mà còn là một bước tiến cần thiết để tiểu thương, hộ kinh doanh vận hành bài bản và chuyên nghiệp hơn trong thời đại số.

Chuyển đổi sớm giúp Quý Khách hàng nắm chắc quy trình, chủ động xuất hóa đơn đúng – đủ – kịp thời, tránh bị động khi quy định có hiệu lực. Hơn nữa, khi áp dụng từ bây giờ, Quý Khách hàng có thêm thời gian để làm quen thao tác, nhận hỗ trợ kịp thời nếu cần.

Với phương châm “lấy khách hàng làm trung tâm”, KiotViet cam kết mang đến sản phẩm và dịch vụ dễ sử dụng, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Chúng tôi trân trọng sự tin tưởng và đồng hành của Quý Khách hàng – bởi sự hài lòng, hiệu quả và phát triển bền vững của khách hàng chính là kim chỉ nam cho mọi cải tiến của KiotViet trong hiện tại và tương lai.

Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ, Quý khách vui lòng liên hệ qua các hình thức sau:
- Tổng đài 1900 6522 
- Fanpage KiotViet
- Email: hotro@kiotviet.com  

Kính chúc Quý Khách hàng nhiều sức khỏe, hạnh phúc và thành công!