Giải pháp phát hành hóa đơn điện tử miễn phí trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet – Đáp ứng đúng quy định từ 1/6/2025

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bắt đầu từ ngày 1/6/2025, tất cả các cơ sở lưu trú tại Việt Nam — từ khách sạn 5 sao, resort cao cấp, đến homestay, nhà nghỉ nhỏ lẻ — bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và phát hành từ máy tính tiền. Đây là bước đi mới của Chính phủ nhằm siết chặt quản lý thuế và nâng cao tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trú. Tuy nhiên, điều này cũng đặt ra không ít lo lắng cho chủ khách sạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản – đúng quy định – không tốn thêm chi phí, thì tính năng xuất hóa đơn điện tử tích hợp trên phần mềm KiotViet Hotel chính là lựa chọn lý tưởng.

Tính năng phát hành hóa đơn điện tử KiotViet Hotel có gì nổi bật?

1. Phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền

Không cần thiết bị phức tạp, không cần chuyển dữ liệu sang hệ thống khác. Ngay sau khi khách trả phòng và thanh toán, hóa đơn có thể được xuất ngay lập tức từ phần mềm quản lý khách sạn KiotViet, đáp ứng yêu cầu khắt khe của Nghị định 70/2025/NĐ-CP:

• Đồng bộ dữ liệu thanh toán và hóa đơn trong một thao tác
• Không phải nhập liệu thủ công hai lần, tránh sai sót
• Tự động gửi hóa đơn đến email hoặc Zalo của khách, giúp nâng cao trải nghiệm dịch vụ

2. Tích hợp chữ ký số chuẩn quy định của Tổng cục Thuế

Phần mềm KiotViet Hotel tích hợp sẵn chữ ký số được cấp phép bởi các nhà cung cấp uy tín, tương thích 100% với hệ thống của Tổng cục Thuế. Chủ khách sạn không cần thao tác thêm hay mua riêng thiết bị ký số.

• Đáp ứng đúng chuẩn hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC và các văn bản liên quan
• Dễ dàng kiểm tra tình trạng hóa đơn đã gửi thành công hay chưa
• Lưu trữ điện tử an toàn, dễ dàng tra cứu và xuất báo cáo khi cần

3. Thủ tục đăng ký đơn giản – Không cần đi lại

Ngay trên phần mềm, người dùng có thể thực hiện quy trình đăng ký hóa đơn điện tử chỉ trong 3 bước:

• Khai báo thông tin cơ sở lưu trú
• Lựa chọn mẫu hóa đơn
• Kết nối với chữ ký số và Tổng cục Thuế

Toàn bộ thao tác đều thực hiện trực tuyến 100%, không cần đi nộp hồ sơ thủ công, không mất thời gian chờ đợi xử lý thủ tục.

Dùng thử miễn phí

Vì sao nên triển khai sớm hóa đơn điện tử trên phần mềm KiotViet?

• Tránh rủi ro pháp lý khi bị kiểm tra đột xuất

Từ 1/6/2025, nếu cơ sở lưu trú không phát hành hóa đơn điện tử đúng quy định, rất có thể sẽ bị:
+ Xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật thuế
+ Truy thu thuế và lãi phạt
+ Đưa vào danh sách “rủi ro” trong đánh giá tuân thủ

Việc triển khai sớm sẽ giúp chủ khách sạn chủ động, không bị động khi cơ quan thuế kiểm tra hoặc rà soát đột xuất.

• Tiết kiệm chi phí triển khai tối đa

Khác với nhiều giải pháp thị trường yêu cầu chi phí thiết bị đầu cuối, phần mềm, chữ ký số và phí dịch vụ hàng tháng, KiotViet Hotel cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử MIỄN PHÍ cho người dùng phần mềm quản lý khách sạn:

+ Không mất phí thiết lập ban đầu
+ Không yêu cầu mua thêm phần mềm phụ trợ
+ Không tốn chi phí bảo trì thiết bị

Chủ khách sạn vừa tiết kiệm, vừa sử dụng được giải pháp toàn diện từ đặt phòng – check-in – thanh toán – xuất hóa đơn – báo cáo.

Xem thêm: Kết ca trên phần mềm quản lý khách sạn: Tối ưu kiểm soát – Minh bạch giao ca – Hạn chế thất thoát

Quy trình phát hành hóa đơn điện tử trên KiotViet Hotel diễn ra như thế nào?

• Bước 1: Khách thanh toán tại quầy

Khi khách trả phòng, nhân viên thu ngân tiến hành thanh toán theo hóa đơn dịch vụ lưu trú, minibar, dịch vụ bổ sung,…

• Bước 2: Lựa chọn xuất hóa đơn điện tử

Ngay tại màn hình thanh toán, nhân viên chỉ cần chọn “Xuất hóa đơn điện tử”. Tất cả dữ liệu từ phiếu thanh toán sẽ được đồng bộ vào mẫu hóa đơn chuẩn quy định.

• Bước 3: Kiểm tra và phát hành

Phần mềm sẽ tự động đính kèm chữ ký số, gửi lên Tổng cục Thuế để cấp mã và gửi hóa đơn tới khách qua email/Zalo hoặc in bản giấy nếu cần.

• Bước 4: Lưu trữ hóa đơn

Tất cả hóa đơn đều được lưu trên hệ thống đám mây, đảm bảo bảo mật và dễ dàng tra cứu theo mã đặt phòng, tên khách, số hóa đơn…

Xem thêm: Tính năng Báo cáo trong phần mềm quản lý khách sạn KiotViet: Minh bạch – Chính xác – Tối ưu hiệu quả vận hành

Một số câu hỏi thường gặp về việc xuất HĐĐT đối với các chủ kinh doanh dịch vụ lưu trú

1. Homestay nhỏ có cần xuất hóa đơn điện tử không?

Có. Nghị định 70/2025/NĐ-CP áp dụng cho mọi cơ sở lưu trú có phát sinh doanh thu từ dịch vụ nghỉ dưỡng – lưu trú – khách sạn, bao gồm homestay, nhà nghỉ, hostel, villa cho thuê theo ngày, Airbnb,...

2. Cần chuẩn bị gì để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử?

Chỉ cần:

• Đăng ký sử dụng phần mềm quản lý khách sạn KiotViet Hotel
• Đăng ký chữ ký số từ nhà cung cấp uy tín (hoặc thông qua KiotViet)
• Thiết lập thông tin doanh nghiệp và mẫu hóa đơn ngay trên phần mềm

Toàn bộ thủ tục đều được hướng dẫn chi tiết từ A-Z.

3. Hóa đơn điện tử có thể sửa nếu sai thông tin không?

Có. Chủ khách sạn có thể điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Phần mềm hỗ trợ xử lý tình huống sai thông tin, in hóa đơn điều chỉnh và gửi lại cho khách đúng quy trình.

Đừng để đến sát hạn mới chạy nước rút! Việc chuẩn bị và triển khai sớm giải pháp hóa đơn điện tử không chỉ giúp bạn tránh rủi ro bị phạt, mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh rõ rệt trong giai đoạn ngành du lịch đang phục hồi mạnh mẽ. Giải pháp hóa đơn điện tử miễn phí trên phần mềm quản lý khách sạn KiotViet là cánh tay đắc lực giúp bạn vừa tuân thủ pháp luật, vừa vận hành trơn tru – chuyên nghiệp – tiết kiệm.