Cách quản lý homestay, airbnb từ xa qua điện thoại dễ dàng, tiện lợi

Trong vài năm trở lại đây, mô hình Homestay và Airbnb phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam, đặc biệt ở các điểm du lịch nổi tiếng như Hà Nội, Đà Nẵng, Đà Lạt, Sa Pa, Nha Trang hay Phú Quốc. Du khách, đặc biệt là giới trẻ, có xu hướng tìm kiếm không gian lưu trú thoải mái, độc đáo và mang tính trải nghiệm thay vì chỉ dừng lại ở khách sạn truyền thống.
Tuy nhiên, song song với cơ hội kinh doanh lớn là hàng loạt thách thức trong việc quản lý phòng, đặt chỗ, doanh thu, chi phí vận hành và dịch vụ chăm sóc khách hàng. Với chủ homestay nhỏ lẻ hoặc người sở hữu nhiều căn hộ cho thuê qua Airbnb, việc kiểm soát mọi hoạt động từ xa lại càng khó khăn. Đây chính là lúc giải pháp quản lý bằng phần mềm trên điện thoại trở thành công cụ đắc lực.

1.  Khó khăn khi quản lý Homestay, Airbnb thủ công

Nhiều chủ homestay hiện nay vẫn quản lý bằng excel, sổ sách hoặc tin nhắn. Điều này dễ dẫn đến:
Quá tải thông tin đặt phòng: Khách đặt qua nhiều kênh (Facebook, OTA, Airbnb) nhưng khó tổng hợp.
Nhầm lẫn giá phòng, tình trạng phòng: Đặc biệt vào mùa cao điểm, dễ xảy ra tình trạng overbooking (trùng lịch).
Khó kiểm soát từ xa: Khi không có mặt tại cơ sở, chủ nhà khó nắm được hoạt động check-in, check-out hay doanh thu hàng ngày.
Báo cáo tài chính rời rạc: Không theo dõi được lợi nhuận, chi phí, dòng tiền thực tế.
Chính vì thế, các phần mềm quản lý homestay, đặc biệt là KiotViet Hotel, đã ra đời để giải quyết triệt để những vấn đề trên.

2. Quản lý Homestay, Airbnb từ xa qua điện thoại với KiotViet Hotel

KiotViet Hotel là phần mềm quản lý khách sạn, homestay, Airbnb hàng đầu tại Việt Nam, nổi bật nhờ giao diện đơn giản, dễ sử dụng và đặc biệt là quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh ngay trên điện thoại.
Một số tính năng nổi bật giúp chủ homestay dễ dàng điều hành từ xa:

2.1. Quản lý phòng & đặt phòng thông minh
• Cập nhật tình trạng phòng theo thời gian thực: trống, đang ở, sắp trả.
• Hỗ trợ đặt phòng từ nhiều kênh (OTA, Facebook, Airbnb, đặt trực tiếp).
• Giảm thiểu tình trạng trùng lịch nhờ hệ thống tự động đồng bộ, 
• Gửi email, tin nhắn xác nhận đặt phòng, mã phòng cho khách tự động
• Thanh toán online dễ dàng qua QR code
• Checkin, checkout nhanh chóng

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý homestay, airbnb sử dụng trên điện thoại tốt nhất

Dùng thử miễn phí

2.2. Quản lý từ xa qua ứng dụng điện thoại
• Dù ở bất kỳ đâu, chủ homestay vẫn có thể kiểm tra tình trạng phòng, doanh thu, công suất phòng chỉ với một chiếc smartphone.
• Nhận thông báo tức thì khi có khách đặt phòng, hủy phòng hoặc phát sinh thanh toán.
• Tích hợp khóa từ, thẻ phòng giúp quản lý check-in, check-out không cần mặt đối mặt.

2.3. Xuất hóa đơn điện tử & kê khai thuế dễ dàng
• Hệ thống hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử ngay trên điện thoại nhanh chóng.
• Tích hợp chức năng kê khai thuế, tiết kiệm thời gian, đơn giản hóa thủ tục & thao tác, tháo gỡ khó khăn cho chủ homestay, nhất là khi có nhiều căn hộ ở nhiều địa phương khác nhau.

2.4. Quản lý kênh OTA 
• Đồng bộ giá phòng và tình trạng phòng trên các kênh OTA (Booking, Agoda, Traveloka) và Airbnb.
• Hạn chế tình trạng overbooking gây mất uy tín.
• Tối ưu tỷ lệ lấp đầy phòng nhờ hệ thống báo cáo phân tích hiệu quả từng kênh.

Xem thêm: Các kênh OTA thanh toán cho khách sạn như thế nào? Chi tiết quy trình thanh toán

2.5. Báo cáo tài chính – doanh thu trực quan
• Phần mềm tự động tổng hợp doanh thu hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.
• Dễ dàng theo dõi chi phí vận hành, lợi nhuận ròng.
• Chủ homestay chỉ cần mở điện thoại là đã có cái nhìn toàn cảnh về hoạt động kinh doanh.

3. Lợi ích khi sử dụng KiotViet Hotel cho Homestay, Airbnb
Khi ứng dụng công nghệ quản lý từ xa qua điện thoại, chủ homestay nhận được nhiều giá trị thiết thực:
• Tiết kiệm thời gian & nhân lực: Không cần túc trực tại cơ sở, vẫn nắm được mọi hoạt động.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Check-in, check-out nhanh gọn, thanh toán linh hoạt, dịch vụ chuyên nghiệp hơn.
• Quản lý minh bạch: Tránh thất thoát doanh thu, kiểm soát chặt chẽ chi phí.
• Tối ưu doanh thu: Nhờ đồng bộ với Airbnb, OTA, phần mềm giúp tăng công suất phòng và giảm tình trạng bỏ lỡ khách.
• Hỗ trợ phát triển lâu dài: Với hệ thống báo cáo chi tiết, chủ homestay dễ dàng lên kế hoạch mở rộng, đầu tư thêm cơ sở.

4. Case study: Chủ Homestay quản lý từ xa hiệu quả
Anh Minh – chủ một chuỗi 4 căn hộ cho thuê Airbnb tại Đà Nẵng – chia sẻ:
“Trước đây tôi quản lý thủ công nên thường xuyên nhầm lẫn khi khách đặt phòng qua nhiều kênh. Từ khi dùng KiotViet Hotel, tôi chỉ cần điện thoại là có thể xem tình trạng phòng, xuất hóa đơn, theo dõi doanh thu ngay cả khi đang đi công tác ở Hà Nội. Nhân viên cũng làm việc dễ dàng hơn vì có quy trình rõ ràng.”
Đây chính là minh chứng rõ ràng cho hiệu quả mà KiotViet Hotel mang lại.

Với các tính năng nổi bật như quản lý đặt phòng, đồng bộ kênh OTA, xuất hóa đơn điện tử, quản lý từ xa qua điện thoại, phần mềm KiotViet Hotel chính là công cụ tối ưu cho mọi chủ homestay muốn tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và tối đa hóa lợi nhuận. Nếu bạn đang kinh doanh homestay hoặc cho thuê Airbnb, việc áp dụng KiotViet Hotel ngay hôm nay sẽ giúp bạn quản lý dễ dàng, kinh doanh hiệu quả, mở rộng bền vững.