Các kênh OTA thanh toán cho khách sạn như thế nào? Chi tiết quy trình thanh toán

Hiện nay, có hơn 70% khách sạn tại Việt Nam đã đăng ký bán phòng trên các kênh OTA (Online Travel Agency) như Booking.com, Agoda, Expedia,... Các kênh OTA này đóng vai trò quan trọng trong việc giúp khách sạn tiếp cận khách hàng tiềm năng và tăng doanh thu, đồng thời mang lại sự tiện lợi cho du khách khi đặt phòng. Có rất nhiều chủ khách sạn đang băn khoăn các OTA sẽ thanh toán đặt phòng cho khách sạn như thế nào sau mỗi đặt phòng thành công. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết quy trình thanh toán của các OTA phổ biến!

OTAs thanh toán cho khách sạn qua các hình thức nào?

Các kênh OTA (Online Travel Agency) thanh toán cho khách sạn thường thông qua hai hình thức chính: Thanh toán trực tiếp cho khách sạn hoặc thanh toán qua OTA. Quy trình thanh toán có thể khác nhau tùy theo chính sách của từng OTA, nhưng thường bao gồm việc khách hàng đặt phòng và thanh toán, sau đó OTA sẽ chuyển tiền cho khách sạn sau khi trừ phí hoa hồng

Chi tiết quy trình thanh toán 
• Đặt phòng và thanh toán:
Khách hàng đặt phòng trên kênh OTA (ví dụ: Booking.com, Agoda, Traveloka,...) và thanh toán trực tuyến bằng thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ, hoặc các hình thức thanh toán khác mà OTA hỗ trợ. 
• Xác nhận đặt phòng:
OTA xác nhận đặt phòng với khách sạn và khách hàng, cung cấp thông tin chi tiết về đặt phòng, bao gồm cả số tiền đã thanh toán (nếu có). 
• Khách lưu trú:
Khách đến nhận phòng và sử dụng dịch vụ tại khách sạn. 
• Thanh toán phí hoa hồng (nếu có):
Sau khi khách trả phòng, OTA sẽ trừ phí hoa hồng (thường là một tỷ lệ phần trăm trên giá trị đặt phòng) và chuyển phần còn lại cho khách sạn. 
• Thanh toán cho khách sạn:
Thời gian thanh toán từ OTA có thể khác nhau tùy thuộc vào chính sách của từng OTA, nhưng thường diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định sau khi khách trả phòng. 

Xem thêm: Xu hướng OTA & mức phí hoa hồng mới nhất hiện nay

Dùng thử miễn phí

Cách thanh toán của một vài OTAs phổ biến hiện nay

Dưới đây là một vài thông tin về cách thanh toán của các OTA phổ biến hiện nay. Các chủ khách sạn có thể tham khảo để nắm rõ hơn phương thức thanh toán của từng OTAs để thanh toán thuận tiện hơn. 

• Agoda
Agoda hỗ trợ nhiều kênh thanh toán khác nhau, giúp các chủ sở hữu khách sạn và căn hộ linh hoạt trong việc nhận thanh toán, đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và an toàn. Dưới đây là hai kênh thanh toán phổ biến mà Agoda cung cấp:
- Thanh toán trực tiếp vào tài khoản ngân hàng
Đối với các khách sạn đăng ký nhận thanh toán qua tài khoản ngân hàng, Agoda sẽ chuyển khoản trực tiếp số tiền thanh toán sau khi trừ đi phí hoa hồng (nếu có).
Cách thức đăng ký tài khoản ngân hàng để nhận thanh toán: Chủ khách sạn cần cung cấp thông tin chi tiết về tài khoản ngân hàng của mình thông qua hệ thống Agoda YCS (dành cho khách sạn) hoặc Host Manage (dành cho căn hộ). Thông tin này bao gồm: tên chủ tài khoản, tên ngân hàng, số tài khoản và mã SWIFT (cho các giao dịch quốc tế).

- Thanh toán qua tài khoản PayPal
Quy trình nhận thanh toán qua PayPal: Chủ sở hữu cần đăng ký tài khoản PayPal và kết nối với hệ thống của Agoda. Sau khi thông tin được xác nhận, các khoản thanh toán từ khách hàng sẽ được chuyển trực tiếp vào tài khoản PayPal của chủ sở hữu.
Thanh toán qua PayPal có ưu điểm là thời gian xử lý nhanh và dễ dàng theo dõi qua ứng dụng. Tuy nhiên, nhược điểm là PayPal sẽ tính phí giao dịch cho mỗi lần nhận tiền, và mức phí này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của chủ sở hữu.

- Thời gian nhận thanh toán từ Agoda
Thời gian nhận thanh toán đầu tiên
Đối với các tài khoản mới, thời gian nhận thanh toán đầu tiên sẽ kéo dài trong vòng 30 ngày kể từ ngày trả phòng của khách đầu tiên. Thời gian này nhằm đảm bảo rằng tài khoản đã được xác minh hoàn tất và thông tin là chính xác.

Thời gian thanh toán cho các lần tiếp theo
Sau lần thanh toán đầu tiên, các khoản thanh toán tiếp theo sẽ được thực hiện trong vòng 24 giờ kể từ khi khách trả phòng. Chủ sở hữu có thể kiểm tra tình trạng thanh toán qua hệ thống Host Manage hoặc YCS để đảm bảo rằng giao dịch đã hoàn tất.

Xem thêm: Quản lý mọi kênh OTA dễ dàng trên một nền tảng duy nhất

Dùng thử miễn phí

• Traveloka

Traveloka sẽ thu tiền từ khách (qua thẻ, ví điện tử, chuyển khoản…) rồi chuyển khoản cho khách sạn, với số tiền thực nhận là giá phòng đã trừ đi phần hoa hồng của Traveloka.
Chủ khách sạn cũng có thể lựa chọn hình thức khách hàng thanh toán trực tiếp tại khách sạn.
Traveloka xây dựng hệ thống quản lý tài chính trung tâm liên kết với nhiều ngân hàng và dùng công cụ PayerID để tự động đối soát hoa hồng với khách sạn 
Hệ thống này giúp Traveloka:
- Thu tiền tập trung từ người dùng tại từng quốc gia.
- Hạch toán hoa hồng và trừ tự động.
- Chuyển tiền còn lại đến khách sạn đúng hạn.
- Tách biệt và rõ ràng giữa mục thu khách và phòng cho khách sạn, đảm bảo minh bạch.

• Booking.com

Booking.com xử lý khoản thanh toán của khách rồi chuyển khoản thanh toán cho Quý vị qua hình thức chuyển khoản ngân hàng hoặc thẻ tín dụng ảo (VCC).
VCC là thẻ Mastercard điện tử chỉ có hiệu lực tạm thời và liên kết với một thẻ tín dụng có sẵn.
Với phương thức thanh toán qua VCC, chúng tôi sẽ gửi cho Quý vị một thẻ VCC mới cho mỗi lượt đặt phòng liên quan. 
Với hình thức chuyển khoản ngân hàng, khách sạn sẽ được thanh toán thành đợt theo ngày, tuần hoặc tháng.

• Airbnb
Airbnb thực hiện thanh toán cho chủ nhà sau khi khách đã nhận phòng và thường là sau khi thời gian hủy miễn phí đã hết. Airbnb giữ tiền của khách trong một tài khoản trung gian và giải ngân cho chủ nhà sau khi khách đã check-in. 
Chi tiết về quy trình thanh toán của Airbnb:
- Thu phí từ khách hàng:
Airbnb thu phí từ khách hàng khi họ đặt phòng, phí này thường dao động từ 6-12% và được hiển thị rõ ràng trong quá trình đặt phòng. 
- Thu phí từ chủ nhà:
Airbnb cũng thu một khoản phí nhỏ (3%) từ chủ nhà trên tổng giá trị đặt phòng. 
- Thời điểm thanh toán cho chủ nhà:
Airbnb sẽ giải ngân tiền cho chủ nhà sau khi khách đã check-in và thường là sau khi hết thời gian hủy phòng miễn phí của khách. 
- Hình thức thanh toán cho chủ nhà:
Airbnb cung cấp nhiều hình thức thanh toán khác nhau cho chủ nhà như chuyển khoản ngân hàng, PayPal, v.v. 

• Expedia
Expedia thanh toán cho khách sạn bằng hai hình thức chính: 
Thẻ tín dụng ảo (Expedia Virtual Card - EVC). Với EVC, Expedia gửi mã thẻ ảo cho khách sạn, khách sạn sử dụng mã này để cà thẻ thanh toán trên máy POS, sau khi đã trừ đi hoa hồng. 
Với hình thức thanh toán trực tiếp, khách du lịch thanh toán cho Expedia, sau đó Expedia sẽ chuyển khoản cho khách sạn sau khi đã trừ hoa hồng. Khách sạn sẽ nhận được thông báo về khoản thanh toán qua hệ thống Extranet. 

Hi vọng những thông tin trên bài viết sẽ giúp khách sạn hiểu hơn về cách thanh toán của các OTA hiện nay. Phần mềm KiotViet Hotel cũng đã liên kết với hơn 100+ OTAs phổ biến, giúp các cơ sở lưu trú có thể đồng bộ đặt phòng, phòng trống, giá bán trên các OTAs từ 1 phần mềm duy nhất. Điều này giúp khách sạn tiết kiệm thời gian đồng bộ thủ công, tối ưu nhân sự vận hành. Tìm hiểu thêm về phần mềm quản lý khách sạn ngay TẠI ĐÂY.