Hướng dẫn sử dụng tính năng

Xuất file tạo hóa đơn điện tử VNPT-EINVOICE

KiotViet cung cấp chức năng xuất file tạo hóa đơn điện tử VNPT-EINVOICE nhằm giúp gian hàng có thể import các hóa đơn được tạo từ phần mềm KiotViet lên hệ thống VNPT-EINVOICE.

Với thao tác này gian hàng có thể tạo hàng loạt hóa đơn điện tử bằng cách import danh sách hóa đơn từ KiotViet.

I. Thiết lập tính năng

- Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn kích chọn Thiết lập cửa hàng (2).

- Trong khối Thiết lập quản lý, bạn chọn Giao dịch (3), kích vào biểu tượng  để bật tính năng Xuất file tạo hóa đơn điện tử VNPT-EINVOICE (4)

- Sau khi bật tính năng thành công, trên màn hình Khách hàng (Quản lý -> Đối tác -> Khách hàng) và màn hình Hóa đơn (Quản lý -> Hóa đơn) sẽ hiển thị thêm chức năng Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE, cụ thể như sau:

II. Màn hình khách hàng

- Khi bạn chọn File hoặc tích chọn khách hàng -> chọn Thao tác -> hệ thống hiển thị thêm chức năng Xuất file theo mẫu  VNPT-EINVOICE

- Bạn kích chọn Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE -> hệ thống hiển thị pop-up với các lựa chọn:

• File zip import VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách khách hàng dưới dạng file zip xml, người dùng có thể dùng file này để import lên hệ thống VNPT. Lưu ý: Để phát hành hóa đơn điện tử được chính xác, bạn cần đảm bảo các thông tin về khách hàng được viết đúng đắn theo quy định của Cục thuế trước khi xuất file. Ví dụ:
  • Thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng (nếu khách hàng có mã số thuế) phải đầy đủ.
  • Mã khách hàng không có dấu, không chứa dấu cách hoặc ký tự đặc biệt để việc import được thuận lợi.
  • Số điện thoại, email cần điền đầy đủ để hệ thống có thể gửi hóa đơn điện tử về đúng địa chỉ người mua.​
• File excel VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách khách hàng dưới dạng excel, người dùng có thể tham khảo các thông tin của khách hàng trong file này.

Lưu ý: file mới là file được định dạng theo thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính ban hành, có hiệu lực ngày 1/7/2022. Các gian hàng lựa chọn sử dụng file theo mẫu tương ứng trên hệ thống VNPT để thực hiện import thông tin thành công

- Bạn tiếp tục kích Xuất file để hệ thống tải xuống dữ liệu tương ứng

- Sau khi xuất file zip -> bạn thực hiện thao tác upload file dữ liệu khách hàng trên phần mềm VNPT

III. Màn hình hóa đơn

- Khi bạn chọn File hoặc tích chọn hóa đơn -> chọn Thao tác -> hệ thống hiển thị thêm chức năng Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE

- Bạn kích chọn Xuất file theo mẫu VNPT-EINVOICE -> hệ thống hiển thị pop-up với các lựa chọn:

• File zip xml VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách hóa đơn dưới dạng file zip xml để người dùng có thể import vào phần mềm VNPT. Lưu ý:
  • Hiện tại KiotViet đang hỗ trợ tạo hóa đơn điện tử (trên VNPT-EINVOICE) với dữ liệu hiển thị theo mẫu như sau:

• Để việc tạo dữ liệu được chính xác, các hóa đơn có thể import lên hệ thống VNPT phải KHÔNG chứa thông tin giảm giá hóa đơn, các giá trị thu khác.
• Nếu hóa đơn có nhiều loại thu khác -> giá trị Thu khác đầu tiên (tính theo %) có mã chứa từ khóa bắt đầu là VAT và có giá trị theo tỉ suất: 0%, 5%, 8%, 10% sẽ được hiểu là thuế VAT của hóa đơn đó.
• Thuế suất được tính theo giá trị thu khác hiển thị trong file tương ứng như sau:
  • 0: thuế 0%
  • 5: thuế 5%
  • 8: thuế 8%
  • 10: thuế 10%
  • -1: không có thuế

• File excel VNPT-EINVOICE/ mới: sẽ xuất ra file danh sách hóa đơn dưới dạng excel, người dùng có thể tham khảo các thông tin của hóa đơn trong file này.
• Lưu ý:
  • Để xem thông tin và import thành công lên hệ thống VNPT, với trường hợp khách hàng là khách lẻ (không có mã trên KiotViet), khi xuất file .zip hoặc excel danh sách hóa đơn à hệ thống hiển thị:
    • MaKhachHang: KHACHLEKHONGLAYHD.
    • TenKhachHang: Khách lẻ.
  • File mới là file được định dạng theo thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính ban hành, có hiệu lực ngày 1/7/2022. Các gian hàng lựa chọn sử dụng file theo mẫu tương ứng trên hệ thống VNPT để thực hiện import thông tin thành công.

- Bạn tiếp tục kích Xuất file để hệ thống tải xuống dữ liệu tương ứng

- Sau khi xuất file zip -> bạn thực hiện thao tác upload file dữ liệu hóa đơn trên phần mềm VNPT

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn sử dụng Xuất file tạo hóa đơn điện tử VNPT-EINVOICE.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 04/04//2022