Kết nối KiotViet - TikTok Shop

Hướng dẫn sử dụng

Tích hợp KiotViet - TikTok Shop

Tính năng tích hợp KiotViet – TikTok Shop được xây dựng nhằm mục đích giúp các gian hàng của KiotViet cũng chính là các nhà bán lẻ của TikTok:

- Chọn để quản lý kho hàng, dữ liệu tồn kho, giá bán sản phẩm trên TikTok từ KiotViet.

- Đồng bộ dữ liệu đơn đặt hàng được tạo trên TikTok về KiotViet.

- Quản lý, theo dõi và cập nhật trạng thái đơn hàng tự động từ TikTok về KiotViet.

I. Thiết lập

Hệ thống KiotViet cho phép 1 chi nhánh của gian hàng có thể kết nối với nhiều gian hàng nhà bán của TikTok.

1. Kích hoạt kết nối

Để kích hoạt kết nối, bạn thao tác như sau:

- Vào màn hình Thiết lập, bạn thực hiện 1 trong 3 cách:

• Cách 1:

  • Tại màn hình Quản lý, từ menu Thiết lập (1), bạn chọn Thiết lập cửa hàng (2).

  • Trong khối Tích hợp kênh bán, bạn chọn Thương mại điện tử (3) -> chọn Đi tới thiết lập (4).

• Cách 2: Tại màn hình Quản lý, bạn chọn Bán Online (1) -> Bán hàng trên sàn TMĐT (2) -> hệ thống mở sang tab mới, bạn chọn  (3)

• Cách 3: Tại màn hình Quản lý, bạn chọn Bán Online (1) -> chọn Thiết lập (2)

- Thêm mới kết nối:

• Trên menu Liên kết sàn TMĐT (1) -> bạn kích chọn Thêm gian hàng tương ứng với sàn Tiktok Shop cần kết nối (2) và thực hiện thao tác kết nối theo 3 bước đơn giản.

• Bước 1: Kết nối Shop trên sàn:     

  • Bạn kích chọn Đăng nhập (1)

• Hệ thống chuyển đến màn hình Đăng nhập tài khoản nhà bán của sàn để bạn điền thông tin và xác nhận đồng ý kết nối

• Lưu ý:

  • Hệ thống sẽ báo lỗi và không cho lưu với trường hợp: Kết nối trùng 1 shop trên sàn (bao gồm cả trường hợp shop trên sàn đã được đổi tên nhưng vẫn giữ kết nối với KiotViet theo tên cũ)

  • Nếu shop trên sàn được đổi tên, để cập nhật lại tên shop trên KiotViet theo thông tin mới, gian hàng cần đăng nhập lại tài khoản sàn trên KiotViet bằng thao tác Cập nhật thông tin kết nối.

  • Nếu bạn chưa có tài khoản nhà bán trên sàn, bạn có thể kích vào Đăng ký để chuyển đến trang đăng ký của sàn.

• Bước 2: Liên kết hàng hóa trên sàn với KiotViet

  • Sau khi đăng nhập tài khoản sàn thành công, hệ thống chuyển sang bước Liên kết hàng hóa, bạn kích Liên kết ngay (1).

• Tại đây, bạn thực hiện liên kết thủ công từng hàng hóa trên sàn với KiotViet hoặc kích Tiếp tục để bỏ qua thao tác liên kết hàng hóa nếu muốn chuyển ngay sang bước 3. Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ sao chép nhanh thông tin hàng hóa từ sàn về KiotViet.

• Trên màn hình, bạn có thể:

• Tìm kiếm hàng (2) theo 1 trong 2 cách:

  • Tìm Hàng trên sàn hoặc

  • Tìm Hàng trên KiotViet.

• Lọc theo trạng thái hàng hóa (3): Tất cả, Đã liên kết hoặc Chưa liên kết.

• Chọn hàng hóa để liên kết (4).

• Ngắt liên kết (5)

• Thao tác sao chép hàng hóa về KiotViet (6):
  • Chỉ hỗ trợ sao chép với các hàng hóa chưa liên kết.
  • Hệ thống thực hiện tạo và liên kết hàng hóa cho sản phẩm trên sàn về KiotViet theo 1 trong 2 cách sao chép:
    • Sao chép hàng đã chọn: Bạn tích chọn các hàng hóa cần sao chép trên sàn (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn Sao chép hàng đã chọn về KiotViet (3).
    • Hoặc Sao chép tất cả hàng hóa: Bạn kích Thao tác -> chọn Sao chép tất cả hàng hóa.

• Sau khi chọn Sao chép -> hệ thống hiển thị pop-up thông báo về tiến trình thực hiện để bạn theo dõi hoặc kích Tiếp tục chạy ngầm (nếu muốn ẩn pop-up). Lưu ý: Hệ thống không cho phép tạo hàng hóa hoặc liên kết hàng hóa khi hệ thống vẫn đang xử lý tạo sản phẩm.

• Hệ thống hiển thị thông báo sau khi hoàn tất tiến trình sao chép:

• Hàng hóa được tạo trên KiotViet có thông tin tương ứng như sau:

• Lưu ý:
  • Hệ thống không thực hiện sao chép hàng hóa có SKU trùng mã hàng đã tồn tại ở KiotViet.
  • Nếu trên sàn không có mã SKU người bán -> KiotViet tự sinh mã theo quy tắc: SPO + ID hàng hóa trên sàn.
  • Nếu hàng hóa trên sàn là hàng có nhiều biến thể -> hệ thống sẽ lấy mã ngẫu nhiên trong danh sách biến thể để làm mã cha trên KiotViet.
  • Nếu nhiều hàng hóa trùng SKU trên sàn -> hệ thống chỉ tạo và liên kết về KiotViet 1 hàng hóa.

• Kích Tiếp tục (6) để chuyển đến bước 3 hoặc Kết nối (7) để quay lại bước 1.

• Bước 3: Thiết lập tính năng đồng bộ

  • Bạn tiếp tục kích Thiết lập (1).

• Tại đây, bạn lựa chọn thông tin và bật/tắt các tính năng đồng bộ (2) -> kích Hoàn thành (3) để kết thúc quy trình thêm kết nối hoặc chọn Liên kết (4) để quay lại màn hình liên kết hàng hóa.

• Các thiết lập đồng bộ cụ thể như sau:

  • Chi nhánh:

    • Công thức tính Số lượng bán trên chi nhánh được chọn sẽ đồng bộ với thông tin số lượng bán của hàng hóa trên sàn.

    • Các đơn hàng trên sàn sẽ được đồng bộ về chi nhánh được chọn.

  • Đồng bộ đơn hàng:

    • Bạn có thể chọn đồng bộ đơn hàng trên sàn về KiotViet hoặc không.

      • Tắt  để KHÔNG đồng bộ.

      • Bật  để đồng bộ.

    • Khi bạn bật đồng bộ, ngoại trừ đơn hàng có chứa hàng hóa lô- hạn sử dụng, hàng hóa serial – imei, để ghi nhận đúng thực tế, đơn hàng đang giao từ sàn khi đồng bộ về KiotViet sẽ KHÔNG kiểm tra tồn kho (ngay cả khi gian hàng thiết lập KHÔNG cho phép đặt hàng, bán hàng khi hết tồn kho). Bạn thực hiện thêm các thiết lập sau:

      • Chỉ đồng bộ các đơn hàng được:

        • Tạo: đơn hàng được tạo mới từ thời điểm muốn đồng bộ.

        • Tạo hoặc cập nhật: đơn hàng được tạo mới hoặc được cập nhật từ thời điểm muốn đồng bộ.

        • Kể từ: Bạn chọn thời điểm muốn đồng bộ các đơn hàng từ sàn về KiotViet. Thời điểm này là thời điểm đơn hàng được phát sinh hoặc cập nhật trên sàn.

          • Hệ thống hỗ trợ 4 lựa chọn: Hôm nay, 7 ngày qua, 15 ngày qua, Sau khi thiết lập.

          • Lưu ý: sau khi lưu thiết lập, các đơn hàng được tạo trước đó đã ở trạng thái: Đã hủy, Đã giao sẽ KHÔNG đồng bộ về KiotViet.

​

• Thời gian bán: Bạn lựa chọn thời gian mà hóa đơn được ghi nhận doanh thu và trừ tồn kho trên KiotViet

• Thời gian bán trên KiotViet tương ứng với 1 trong 2 thời điểm của đơn hàng trên sàn:
  • Thời gian đơn tạo trên sàn: là thời gian người mua đặt hàng trên sàn.
  • Thời gian được xác nhận sẵn sàng giao: là thời gian nhà bán kích chọn Chuẩn bị hàng trên sàn hoặc Xác nhận đơn trên tab Chưa xử lý tại KiotViet

• Xác nhận vận đơn chuyển hoàn:
  • Nếu tắt : khi hệ thống thực hiện lấy đơn hàng từ sàn về KiotViet trạng thái đơn hàng chuyển hoàn là: Đã chuyển hoàn.
  • Nếu bật : khi hệ thống thực hiện lấy đơn hàng từ sàn về KiotViet trạng thái đơn hàng chuyển hoàn là: Đang chuyển hoàn. Các vận đơn chuyển hoàn cần xác nhận của cửa hàng để chuyển sang trạng thái Đã chuyển hoàn. Thao tác xác nhận như sau: trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn:
    • Xác nhận từng đơn: Trên chi tiết hóa đơn, bạn chuyển trạng thái giao thành Đã chuyển hoàn -> kích Lưu -> Đồng ý

• Xác nhận hàng loạt: Bạn tích chọn các đơn -> chọn Thao tác -> Cập nhật giao hàng -> chuyển trạng thái thành Đã chuyển hoàn cho các đơn đã chọn -> thay đổi thời gian nhận hàng hoàn (nếu cần) ->Đồng ý

• Tự động chọn hàng lô date khi tạo hóa đơn:

  • Nếu bật  thì khi đơn sàn đồng bộ về, KiotViet sẽ tự động chọn lô date theo thứ tự lô hết hạn trước – xuất trước. Nếu cùng hạn sử dụng sẽ theo thứ tự nhập trước – xuất trước.

  • Nếu tắt  thì khi đơn sàn đồng bộ về KiotViet sẽ được đưa vào đơn đồng bộ lỗi -> bạn cần thực hiện thao tác chọn lô để đồng bộ các đơn hàng lỗi.

• Đồng bộ số lượng bán:

  • Bạn có thể chọn đồng bộ thông tin Số lượng bán từ KiotViet lên sàn hoặc không.

    • Tắt  để KHÔNG đồng bộ

    • Bật  để đồng bộ

  • Khi bạn bật đồng bộ, tùy theo thiết lập của cửa hàng, bạn có thể chọn số lượng bán bằng:

    • Hoặc Tồn kho – Đặt hàng + Đặt NCC

    • Hoặc Tồn kho + Đặt NCC

    • Hoặc Tồn kho – Đặt hàng

    • Tồn kho

  • Phân bổ số lượng bán của hàng nhiều liên kết:
    • Hệ thống mặc định bật thiết lập này: số lượng bán của 1 sản phẩm trên KiotViet được chia đều cho các sản phẩm đang liên kết trên sàn.
    • Nếu tắt: số lượng bán của mỗi sản phẩm trên sàn đều bằng số lượng của hàng hóa trên KiotViet.
    • Chi tiết xem mục Số lượng bán.

• Đồng bộ giá bán:

  • Bạn có thể chọn đồng bộ thông tin giá bán từ KiotViet lên trên sàn hoặc không

    • Tắt  để KHÔNG đồng bộ.

    • Bật  để đồng bộ.

  • Bảng giá bán: Giá hàng hóa trên bảng giá bán được chọn sẽ được đồng bộ tương ứng lên sàn như là giá bán niêm yết.

• Tự động sao chép hàng hóa khi có hàng hóa mới tạo trên sàn: Bạn có thể chọn tự động sao chép và liên kết hàng hóa mới tạo trên sàn chưa tồn tại trên KiotViet về KiotViet hoặc không.
  • Bật để tự động sao chép và liên kết.
  • Tắt  để KHÔNG tự động sao chép và liên kết.

• Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng – SKU:

  • Bạn có thể chọn Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng – SKU hoặc không

    • Tắt  để KHÔNG đồng bộ.

    • Bật  -> chọn Xác nhận để đồng bộ.

​

• Khi bạn bật đồng bộ, tất cả các hàng có cùng SKU trên sàn, sẽ được liên kết với hàng có cùng SKU trên KiotViet và đồng bộ lại tồn kho, giá bán (theo thiết lập).
• Xóa liên kết hàng hóa nếu Mã hàng - SKU thay đổi: Bạn có thể chọn Xóa liên kết hàng hóa nếu Mã hàng - SKU thay đổi hoặc không

  • Bật  -> chọn Xác nhận để hệ thống tự động xóa liên kết hàng hóa nếu có thay đổi Mã hàng - SKU trên sàn hoặc KiotViet.

• Tắt  nếu vẫn muốn giữ liên kết của hàng hóa sau khi thay đổi Mã hàng - SKU trên sàn hoặc KiotViet.

- Lưu ý:

• Nếu liên kết chưa bật bất kỳ thiết lập nào, hệ thống hiện thông báo.

• Nếu có lỗi đồng bộ, hệ thống hiển thị số lượng lỗi trên từng shop, bạn kích vào  (1) để chuyển sang màn hình xem thông tin chi tiết (2). Tại đây, hệ thống sẽ mở tab có thông tin lỗi tương ứng và tự động lọc theo shop.

2. Cập nhật thông tin kết nối

- Để thay đổi Thiết lập tính năng, bạn kích  (1) -> hệ thống chuyển sang màn hình để bạn chỉnh sửa thông tin (2) -> kích Lưu để ghi nhận thay đổi (3)

- Để thay đổi Liên kết hàng hóa, bạn kích  (1) -> hệ thống chuyển sang màn hình để bạn chỉnh sửa thông tin (2) -> kích Quay lại để trở về màn hình Liên kết sàn thương mại điện tử (3)

3. Xóa kết nối

- Trên màn hình Liên kết sàn TMĐT, bạn kích vào biểu tượng  trên dòng kết nối cần xóa (1).

- Kích Xác nhận để chắc chắn xóa kết nối (2), hệ thống hiện thông báo xóa dữ liệu thành công.

4. Danh sách hàng liên kết

- Trên menu Liên kết hàng hóa tại màn hình Bán hàng trên sàn TMĐT, bạn chọn thông tin trên Bộ lọc cần xem, bao gồm:

• Sàn
• Shop
• Trạng thái: Tất cả hoặc Đồng bộ lỗi.
• Tìm kiếm hàng theo 1 trong 2 cách: Hàng trên sàn hoặc Hàng trên KiotViet.
• Trạng thái liên kết hàng hóa: Tất cả, Đã liên kết hoặc Chưa liên kết.

- Tại đây, bạn có thể liên kết hàng hóa (1) hoặc xóa liên kết (2).

- Lưu ý:

• Bạn không thể xóa liên kết của hàng hóa có mã hàng trên KiotViet trùng với mã SKU trên sàn nếu thiết lập CÓ Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng – SKU
• Mỗi một hàng hóa trên KiotViet bạn có thể chọn liên kết để đồng bộ với nhiều hàng hóa trên sàn.
• Bạn có thể thực hiện sao chép hàng hóa về KiotViet tương tự như trong Thiết lập trên menu Liên kết sàn TMĐT. 

• Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ đăng sản phẩm hàng loạt từ KiotViet lên sàn. Để xem hướng dẫn chi tiết, bạn kích chọn Đăng sản phẩm hàng loạt.

II. Đồng bộ hàng hóa từ KiotViet lên TikTok Shop

- Thông tin hàng hóa chỉ được đồng bộ thành công từ KiotViet lên TikTok Shop nếu:

• Hàng KiotViet có trạng thái Đang kinh doanh trên chi nhánh mà bạn chọn đồng bộ trong thiết lập kết nối TikTok Shop.
• Và hàng KiotViet đã liên kết với hàng hóa này trên kênh bán TikTok Shop (Chi tiết lựa chọn hàng liên kết đồng bộ xem thêm mục III).

- Thông tin hàng hóa được đồng bộ tự động từ KiotViet lên TikTok Shop ngay khi có cập nhật, thay đổi.- Với mỗi thông tin hàng hóa, hệ thống thực hiện đồng bộ 2 thông tin: Số lượng bán, Giá bán.

- Lưu ý khi đồng bộ:

• Sản phẩm trên KiotViet là hàng Combo – đóng gói hoặc dịch vụ. Thì:
  • Chỉ đồng bộ giá lên TikTok Shop, KHÔNG đồng bộ số lượng bán
• Nếu giá trị có thập phân sẽ tự động làm tròn trước khi đồng bộ theo công thức:
  • Giá trị ≥ x.50 sẽ làm tròn lên. Ví dụ 10,000.50 sẽ làm tròn lên là 10,001
  • Giá trị < x.50 sẽ làm tròn xuống. Ví dụ 10,000.49 VND sẽ làm tròn thành 10,000
• Quản lý SKU trên TikTok Shop: SKU Người bán của sản phẩm trên TikTok Shop có thể là rỗng hoặc trùng nhau.

- Chi tiết như sau:

1. Số lượng bán

- Giá trị số lượng bán theo công thức công thức Tồn kho, Đặt hàng, Đặt hàng NCC mà bạn chọn trong kết nối từng Shop TikTok của hàng hóa tại chi nhánh được chọn đồng bộ.

- Khi thực hiện liên kết 1 sản phẩm của KiotViet với nhiều sản phẩm TikTok Shop thì:

• Nếu gian hàng thiết lập Phân bổ số lượng bán của hàng nhiều liên kết thì số lượng bán của 1 sản phẩm trên KiotViet được chia đều cho các sản phẩm đang liên kết trên sàn (kể cả sản phẩm đang tham gia khuyến mại). Trường hợp chia có dư sẽ phân bổ bất kỳ.
• Nếu gian hàng KHÔNG thiết lập Phân bổ số lượng bán của hàng nhiều liên kết thì số lượng bán của mỗi sản phẩm trên sàn đều bằng số lượng của hàng hóa trên KiotViet.
• VD: Hàng X trên KiotViet có số lượng 10.

Shop A trên TikTok Shop có 3 liên kết trùng SKU 1, SKU 2, SKU 3 với hàng X.

• Thiết lập Phân bổ số lượng bán của hàng nhiều liên kết, số lượng bán trên TikTok Shop như sau: SKU 1 – số lượng: 4, SKU 2 – số lượng: 3, SKU 3 – số lượng: 3.
• KHÔNG thiết lập Phân bổ số lượng bán của hàng nhiều liên kết, số lượng bán trên TikTok Shop của mỗi hàng hóa trên cả 2 shop đều bằng 10: SKU 1 = SKU 2 = SKU 3 = 10

2. Giá bán

- Là giá trong Bảng giá bán bạn chọn đồng bộ.

- Nếu hàng hóa liên kết không có trong bảng giá được chọn đồng bộ:

• Ở lần đồng bộ đầu tiên, hệ thống sẽ lấy giá của bảng giá chung.
• Sau lần đồng bộ đầu tiên nếu gian hàng sửa giá ở bảng giá chung mà hàng hóa này vẫn không có trong bảng giá đồng bộ thì giá mới đổi trên bảng giá chung không được đồng bộ lên TikTok Shop.

- Nếu bảng giá lựa chọn đồng bộ trên KiotViet KHÔNG còn hiệu lực (hết hạn, trạng thái chưa áp dụng, giới hạn phạm vi áp dụng) -> hệ thống sẽ hiển thị thông báo Đồng bộ lỗi: Giá bán không hợp lệ: Bảng giá bán… đã hết hạn, tại các màn hình:

• Liên kết hàng hóa.
• Đồng bộ lỗi -> Hàng hóa:

- Trên TikTok Shop vẫn hiển thị giá bán của bảng giá hết hạn đang thiết lập đồng bộ, không bị thay đổi thành bảng giá chung.

III. Lựa chọn hàng liên kết đồng bộ với TikTok Shop

1. Tự động liên kết trùng mã hàng

Nếu trên mỗi thiết lập kết nối TikTok Shop, bạn chọn thiết lập Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng – SKU, thì hệ thống sẽ tự động lưu liên kết đồng bộ các hàng hóa này với nhau khi: Các hàng hóa trên KiotViet và TikTok Shop có trùng mã hàng và SKU.

2. Thủ công lựa chọn hàng liên kết đồng bộ

Ngoài việc lựa chọn hàng liên kết KiotViet với kênh bán trên TikTok Shop trong khi xem Danh sách hàng trên TikTok Shop, bạn còn có thể lựa chọn hàng liên kết đồng bộ trong khi thực hiện các thao tác Quản lý hàng hóa, như sau:

2.1. Thêm mới hàng hóa và liên kết kênh bán

- Khi bạn thêm mới hàng hóa trên KiotViet và muốn liên kết ngay hàng hóa này với hàng hóa trên TikTok Shop, tại màn hình Thêm hàng hóa (trong Hàng hóa -> Danh mục hoặc Giao dịch -> Nhập hàng), bạn kích chọn Lưu & Liên kết kênh bán

- Sau khi thêm mới hàng hóa thành công, hệ thống chuyển tiếp đến màn hình Nội dung, bạn điền các thông tin bắt buộc trên sàn (5) -> kích Lưu và đăng bán (6)

- Các thông tin chi tiết (các thông tin bắt buộc điền sẽ có dấu ). Ngoài ra, để hỗ trợ gian hàng điền thông tin chính xác, hệ thống hiển thị thông tin yêu cầu, mẹo nhập liệu bên phải màn hình khi người dùng kích vào các trường thông tin: Tên sản phẩm, Danh mục sản phẩm, Ảnh sản phẩm, Mô tả sản phẩm, Giá bán, Số lượng, Vận chuyển, Danh mục sản phẩm trên sàn.

• Gian hàng đăng bán: là các gian hàng sàn bạn chọn trên pop-up Đăng bán hàng hóa ở trên. Bạn có thể lựa chọn lại bằng cách kích vào Chỉnh sửa.

• Thông tin cơ bản bao gồm:
  • Tên sản phẩm: đây là thông tin bắt buộc:
    • Tự động điền theo thông tin từ KiotViet, bạn có thể thay đổi thông tin.
    • Từ 25 đến 120 ký tự.
  • Danh mục sản phẩm: bạn cần lựa chọn danh mục theo thông tin trên sàn.

• Thông tin chi tiết: đây là thông tin bắt buộc, bao gồm:
  • Ảnh sản phẩm:
    • Ít nhất 1 ảnh, tối đa 9 ảnh.
    • Tự động điền theo thông tin từ KiotViet, bạn có thể thay đổi thông tin. Trường hợp là hàng hóa cùng loại thì tất cả sẽ lấy theo hàng hóa cha.
    • Dung lượng mỗi ảnh tối đa 2.0 MB.
    • Chỉ cho phép file dạng ảnh.
    • KiotViet hỗ trợ cắt ảnh với tỷ lên 1:1 theo cơ chế của sàn.

• Mô tả sản phẩm:
  • Tự động điền theo thông tin từ KiotViet, bạn có thể thay đổi thông tin.
  • Từ 100 đến 2500 ký tự (bao gồm cả khoảng cách).
• Thông tin bán hàng: bạn chọn 1 trong 2 phân loại:
  • Không có phân loại:

• Nhiều phân loại:

• Tối đa 2 phân loại, bạn chọn theo phân loại có sẵn hoặc thêm mới (giới hạn từ 1 đến 14 ký tự).

• Ảnh: chỉ hỗ trợ thêm ảnh với phân loại 1.
• Giá trị phân loại: từ 1 đến 20 ký tự.
• Chỉnh sửa hàng loạt: hỗ trợ thao tác cập nhật Giá bán, Số lượng, SKU nhà bán cho tất cả các hàng hóa phân loại.

• Giá bán:
  • Chỉ cho phép nhập số nguyên trong khoảng 1,000 <= x <= 100,000,000
  • Hàng hóa không có phân loại: Tự động điền theo Giá bán hiện tại trên KiotViet. Bạn có thể thay đổi thông tin.
  • Hàng hóa có phân loại: giá các phân loại không chênh lệch quá 5 lần.
• Số lượng:
  • Chỉ cho phép nhập số nguyên, tối đa 5 chữ số.
  • Hàng hóa không có phân loại: Tự động điền theo Tồn kho hiện tại trên KiotViet. Bạn có thể thay đổi thông tin.
• SKU sản phẩm:
  • Chỉ cho phép nhập ký tự không dấu và số.
  • Từ 1 đến 50 ký tự.
  • Hàng hóa không có phân loại: Tự động điền theo Mã hàng hiện tại trên KiotViet. Bạn có thể thay đổi thông tin.
  • Hàng hóa có phân loại: Không cho phép nhập trùng SKU của các phân loại trên 1 lần đăng.

• Vận chuyển:
  • Cân nặng (Sau đóng gói):
    • Chỉ cho phép nhập số nguyên trong khoảng từ 1 đến 80,000.
    • Tự động điền theo Trọng lượng của hàng hóa trên KiotViet. Bạn có thể thay đổi thông tin.
  • Kích thước (Sau đóng gói): Chỉ cho phép nhập số nguyên trong khoảng từ 1 đến 300.

• Thông tin sàn: bạn chọn danh mục sản phẩm tương ứng trên sàn và điền thông tin chi tiết

2.2. Cập nhật liên kết kênh bán cho mỗi hàng hóa

- Để cập nhật lại liên kết kênh bán cho mỗi một hàng hóa, khi xem chi tiết hàng hóa, bạn kích chọn tab Liên kết kênh bán (1) ->  kích Cập nhật (2) để mở lên màn hình Liên kết hàng lên Tiktok Shop, Tiki, Lazada, Shopee, Sendo và lưu liên kết.

- Lưu ý: Nếu gian hàng của bạn chưa từng lưu kết nối với TikTok Shop, trên tab Liên kết kênh bán, bạn kích chọn TikTok để thêm mới kết nối trước khi cập nhật liên kết hàng hóa.

- Trên màn hình Liên kết hàng lên Tiktok Shop, Tiki, Lazada, Shopee, Sendo

• Với những hàng hóa trên TikTok Shop chưa có liên kết:
  • Bạn kích Chọn hàng liên kết để tìm kiếm và chọn một hàng hóa trên KiotViet cần lưu liên kết:

• Với những hàng trên TikTok Shop đã có liên kết:
  • Nếu bạn muốn xóa liên kết giữa hàng hóa TikTok Shop và KiotViet, bạn kích biểu tượng

• Lưu ý: Bạn không thể xóa liên kết hàng hóa có mã hàng trên KiotViet trùng với mã SKU trên TikTok Shop nếu thiết lập Tự động liên kết các mặt hàng, nếu trùng Mã hàng - SKU

2.3. Cập nhật liên kết kênh bán cho nhiều hàng hóa

- Trên màn hình Danh mục hàng hóa, bạn tích chọn các hàng hóa mà bạn cần cập nhật (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn Liên kết kênh bán (3)

-  Hệ thống hiển thị màn hình Liên kết hàng lên Tiktok Shop, Tiki, Lazada, Shopee, Sendo. Bạn cập nhật liên kết kênh bán cho các hàng hóa đã chọn tương tự như trên mỗi một hàng hóa.

- Lưu ý: Nếu cửa hàng của bạn chưa có kết nối nào với TikTok Shop, Tiki, Lazada, Shopee, Sendo hệ thống hiển thị màn hình sau, bạn kích Thêm kết nối kênh bán hàng để thêm kết nối trước khi cập nhật liên kết hàng

IV. Đăng hàng loạt theo file mẫu TikTok Shop

- Tính năng hỗ trợ nhà bán thêm nhanh các hàng hóa đã có trên KiotViet nhưng chưa có trên TikTok Shop và chỉ hiển thị khi có liên kết TikTok Shop.

- Người dùng cần được phân quyền Xem DS và Xuất file trên Danh mục sản phẩm.

- Trên KiotViet:

• Tại màn hình Danh mục hàng hóa, bạn tích chọn các hàng hóa mà bạn cần thêm trên TikTok Shop (1) -> kích Thao tác (2) -> chọn Xuất file mẫu sàn TMĐT (3)

• Trên pop-up Xuất file mẫu sàn TMĐT, bạn chọn TikTok Shop (4) -> chọn gian hàng và bảng giá tương ứng (5) -> kích Xác nhận (6)
  • Nếu gian hàng chỉ có 1 bảng giá -> hệ thống thực hiện xuất dữ liệu của các hàng hóa bạn đã chọn sang mẫu file của TikTok Shop.
  • Nếu gian hàng có nhiều bảng giá:
    • Hệ thống cho phép chọn bảng giá xuất file.
    • Lưu ý: Người dùng không có quyền Xem DS và Xuất file trên Thiết lập giá -> hệ thống mặc định xuất file với bảng giá chung, không hiển thị chọn bảng giá.

• File thông tin hàng hóa theo mẫu hiển thị như sau:

• Lưu ý: TikTok Shop có các thông tin Bắt buộc cần điền trong file nếu muốn đăng lên thành công. Bạn cần kiểm tra thông tin trước khi sử dụng file, nếu thiếu các thông tin bắt buộc TikTok Shop sẽ báo lỗi.

- Trên TikTok Shop, tài khoản nhà bán thực hiện các thao tác sau:

• Bạn vào Sản phầm (1) -> chọn Công cụ hàng loạt (2) -> chọn Xuất bản hàng loạt sản phẩm (3)

• Bạn Chọn hoặc kéo thả file excel (4) -> TikTok sẽ xử lý thông tin và thông báo trạng thái cụ thể.

V. Đồng bộ đơn hàng từ TikTok Shop về KiotViet

1. Đồng bộ thông tin đơn đặt hàng mới

1.1. Đồng bộ các đơn đặt hàng phát sinh trước khi kích hoạt kết nối

- Ngay sau khi kích hoạt tính năng, hệ thống sẽ thực hiện việc đồng bộ lần đầu tiên. Các đơn đặt hàng (ngoại trừ các đơn đã Hoàn thành hoặc Đã hủy) tùy theo thời gian thiết lập: Hôm nay/ 7 ngày qua/ 15 ngày qua/ Sau khi thiết lập, hệ thống sẽ tự động đồng bộ đơn hàng được phát sinh hoặc cập nhật từ TikTok Shop về KiotViet.

- Các đơn hàng được đồng bộ về KiotViet sẽ có Mã đặt hàng được bắt đầu bởi DHTTS và có trạng thái là Phiếu tạm.

- Chi tiết của đơn đặt hàng được đồng bộ từ TikTok Shop trên KiotViet

- Hệ thống đồng bộ các thông tin đơn hàng theo cơ chế sau:

• Thông tin khách hàng: Khách lẻ.
• Thông tin hàng hóa: Được đồng bộ dựa vào Liên kết hàng hóa.
• Người bán và người tạo: Tài khoản của chủ gian hàng.
• Chi nhánh: Chi nhánh đang được chọn tích hợp kết nối.
• Bảng giá: Tương ứng bảng giá được chọn tích hợp kết nối.
• Khách đã trả = 0
• Phí trả ĐTGH: Sau khi đơn hàng trên Tiktok Shop đã hoàn thành và ở trạng thái Đã quyết toán, hệ thống sẽ đồng bộ các khoản phí của đơn hàng trên TikTok về KiotViet, cụ thể:
  • Giá trị: là tổng các khoản phí giao hàng và phí dịch vụ TikTok  thu trên đơn hàng. Bạn hover chuột vào giá trị này để xem chi tiết các khoản phí.

• Lưu ý: Trong trường hợp tổng các phí < 0 thì sẽ mặc định giá trị tổng = 0
• Người dùng có thể thay đổi thông tin.
• Trên Báo cáo tài chính, tại mục Chi phí (6), hệ thống ghi nhận tự động, đầy đủ và chính xác giá trị này vào thông tin Phí giao hàng (trả đối tác). Lưu ý: giá trị này (nếu có) tự động hiển thị trên báo cáo ngay khi hóa đơn được đồng bộ thành công trên KiotViet. Khi bạn thực hiện thanh toán theo đơn hàng cho đối tác giao hàng TikTok, hệ thống chỉ ghi nhận thông tin trong Sổ quỹ mà KHÔNG ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính.

​ 1.2. Đồng bộ các đơn đặt hàng phát sinh sau khi kích hoạt kết nối

Với các đơn đặt hàng mới trên TikTok Shop phát sinh sau khi kích hoạt kết nối thì hệ thống sẽ lập tức đồng bộ về KiotViet và tạo một đơn đặt hàng mới với trạng thái là Phiếu tạm. Cơ chế đồng bộ thông tin của đơn đặt hàng này tương tự như trên.

2. Đồng bộ trạng thái của đơn đặt hàng

- Khi tình trạng của đơn đặt hàng hoặc kiện hàng trên TikTok Shop thay đổi thì trạng thái của đơn đặt hàng/hóa đơn tương ứng trên KiotViet cũng được thay đổi theo.

- Cơ chế đồng bộ theo bảng sau:

• Giá bán trên hóa đơn sẽ tương ứng với giá bán trên đơn đặt hàng đồng bộ về trước đó
• Nếu tham gia chương trình giảm giá từng sản phẩm trên TikTok Shop -> đơn hàng về KiotViet sẽ hiển thị đơn giá sau giảm của nhà bán trên TikTok Shop không phải đơn giá của KiotViet.

- Hóa đơn trên KiotViet thể hiện như sau:

- Lưu ý:

• Thời gian tạo hóa đơn trên KiotViet là thời gian đồng bộ đơn hàng thành công về KiotViet.
• Một số trường hợp hóa đơn đồng bộ về bị lỗi, không thể tạo ngay được hóa đơn. Bạn có thể xem danh sách hóa đơn lỗi ở mục Quản lý hóa đơn đồng bộ lỗi
  • Trên hóa đơn có chứa hàng hóa là hàng Serial/IMEI. Bạn cần xác nhận lại IMEI gửi cho khách hàng.
  • Trên hóa đơn có chứa hàng hóa là hàng Lô/Date. Bạn cần xác nhận lại Lô/Date gửi cho khách hàng.
  • Hàng hóa trên KiotViet bạn chọn liên kết đã Ngừng kinh doanh.
  • Hàng hóa trên KiotViet bạn chọn liên kết KHÔNG bán trực tiếp.
  • Hàng hóa trên KiotViet đã hết tồn kho khi bạn thiết lập không cho bán khi hết tồn.
  • Hàng hóa trên TikTok Shop chưa có liên kết nào với hàng trên KiotViet.

- Với hóa đơn phát sinh trả hàng hoàn tiền và tạo phiếu trả hàng trên KiotViet: Hệ thống tính toán lại phí Hoàn tiền cho khách (phần chênh lệch nhà bán phải trả, có thể là phí vận chuyển, phí hoàn,....) tại Phí trả ĐTGH, cụ thể:

Hoàn tiền cho khách = Tổng tiền sàn hoàn trả cho khách - Tổng giá trị hàng hoàn trả

- Với đơn chuyển hoàn:

• Khi vận đơn được đồng bộ về Đã chuyển hoàn hoặc được xác nhận thủ công, hệ thống sẽ tự động tạo phiếu trả hàng với mã CHHD cho các mặt hàng được hoàn trả trên sàn
• Thông tin phiếu trả hàng:
  • Mã trả hàng CHHD
  • Trạng thái: Đã trả
  • Ghi chú: Trả hàng tự động cho yêu cầu trả hàng hoàn tiền {mã yêu cầu}
  • Thời gian: Thời gian tạo phiếu trả hàng
  • Chi nhánh: Chi nhánh tương ứng bên hóa đơn
  • Khách hàng: Khách hàng tương ứng bên hóa đơn
  • Người nhận trả: Admin
  • Kênh bán: Gian hàng TTS phát sinh trả hàng hoàn tiền
  • Bảng giá: Bảng giá tương ứng bên hóa đơn
  • Mã phiếu chi:
    • Trường hợp hóa đơn đã tạo phiếu thu, tự động tạo phiếu chi tương ứng với giá trị trả hàng
      • Mã phiếu chi: TT + Mã phiếu trả hàng
      • Nhân viên: Admin
      • Ghi chú
      • Thời gian: Thời gian tạo phiếu chi
      • Phương thức thanh toán: Tương ứng với hóa đơn
      • Khách hàng: Tương ứng với hóa đơn
      • Số tài khoản: trống
      • Người tạo : Admin
      • Mã hóa đơn: Mã trả hàng
      • Thời gian: Thời gian tạo phiếu
      • Giá trị phiếu: giá trị hoàn trả
      • Đã chi trước: 0
      • Tiền chi: giá trị hoàn trả
      • Trạng thái: Đã thanh toán
    • Trường hợp hóa đơn chưa tạo phiếu thu, không tự động tạo phiếu chi
  • Mã hóa đơn: Mã hóa đơn tương ứng bên hóa đơn - Mã vận đơn
  • Người tạo: Admin
  • Hàng hóa
    • Danh sách hàng hóa
      • Mã hàng
      • Tên hàng
      • Số lượng
    • Giá trả hàng = Giá nhập lại
• Sau khi xác nhận Đã chuyển hoàn, người dùng thực hiện thanh toán Phí trả ĐTGH cho hóa đơn.
• Với các hóa đơn trả hàng một phần, trong thời gian này, người dùng cần vào phần Công nợ Khách hàng để tạo phiếu thu ngoài cho các mặt hàng không bị hoàn trả và vẫn ghi nhận doanh thu cho cửa hàng.

VI. Quản lý hàng hóa, đơn hàng đồng bộ lỗi

1. Quản lý hàng hóa đồng bộ lỗi

- Trên danh sách các hàng hóa, nếu có ít nhất một hàng hóa đồng bộ lỗi, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng đồng bộ và số lượng hàng hóa đồng bộ lỗi

- Bạn kích vào biểu tượng này để xem danh sách các hàng hóa đồng bộ lên lỗi.

- Tại đây, bạn có thể:

• Lọc theo sàn và shop tương ứng (1)
• Tìm kiếm theo mã, tên hàng hóa (2)
• Đồng bộ lại các hàng hóa bị lỗi trên từng shop (3)
• Đồng bộ tất cả hàng hóa lỗi sau khi lọc tìm theo điều kiện (4)

2. Quản lý đơn đặt hàng đồng bộ lỗi

- Trên màn hình Giao dịch -> Đặt hàng, nếu có ít nhất một đơn đặt hàng lỗi, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng đồng bộ và số lượng đơn hàng đồng bộ lỗi

- Bạn kích vào biểu tượng này để xem danh sách đơn đặt hàng đồng bộ về lỗi.

- Tại đây, bạn có thể:

• Lọc theo sàn và shop tương ứng (1)
• Tìm kiếm đơn đặt hàng đồng bộ lỗi (2) theo:
  • Mã đặt hàng.
  • Mã, tên, SĐT khách hàng.
  • Mã, tên hàng hóa.
• Thao tác trên từng đơn hàng (3) bao gồm (4):
  • Tùy từng lỗi cụ thể, hệ thống sẽ hiển thị các thao tác tương ứng như: Liên kết hàng hóa, Sao chép & Liên kết hàng hóa, Nhập hàng. Bạn kích chọn để chuyển sang màn hình thực hiện thao tác khắc phục lỗi.
  • Xóa khỏi danh sách lỗi: Nếu bạn không muốn đồng bộ đơn hàng lỗi và không hiển thị thông tin trên danh sách đồng bộ lỗi -> bạn tiếp tục chọn Xác nhận.

• Đồng bộ từng đơn hàng lỗi (5)
• Đồng bộ tất cả các đơn hàng lỗi sau khi lọc tìm theo điều kiện (6)

3. Quản lý hóa đơn đồng bộ lỗi

- Trên màn hình Giao dịch -> Hóa đơn, nếu có ít nhất một hóa đơn lỗi, hệ thống sẽ hiển thị biểu tượng đồng bộ và số lượng hóa đơn đồng bộ lỗi

- Bạn kích vào biểu tượng này để xem danh sách hóa đơn đồng bộ về lỗi.

- Tại đây, bạn có thể:

• Lọc theo sàn và shop tương ứng (1)
• Tìm kiếm đơn đặt hàng đồng bộ lỗi (2) theo:
  • Mã hóa đơn.
  • Mã, tên, SĐT khách hàng.
  • Mã, tên hàng hóa.
• Thao tác trên từng đơn hàng (3) bao gồm (4):
  • Tùy từng lỗi cụ thể, hệ thống sẽ hiển thị các thao tác tương ứng như: Nhập hàng, Chọn lô – hạn sử dụng, Chọn Serial/IMEI, Liên kết hàng hóa, Sao chép & Liên kết hàng hóa. Bạn kích chọn để chuyển sang màn hình thực hiện thao tác khắc phục lỗi.
  • Xóa khỏi danh sách lỗi: Nếu bạn không muốn đồng bộ đơn hàng lỗi và không hiển thị thông tin trên danh sách đồng bộ lỗi -> bạn tiếp tục chọn Xác nhận.

• Đồng bộ từng đơn hàng lỗi (5)
• Đồng bộ tất cả các đơn hàng lỗi sau khi lọc tìm theo điều kiện (6)

VII. Lịch sử đồng bộ

- Toàn bộ lịch sử đồng bộ thông tin giữa KiotViet và TikTok Shop được ghi nhận lại trong phần Lịch sử thao tác của KiotViet với chức năng là Đồng bộ TikTok.

- Kích vào các lần đồng bộ để xem chi tiết.

• Đồng bộ hàng hóa
  • Đồng bộ giá bán

• Đồng bộ số lượng sẵn bán

• Đồng bộ đặt hàng:

• Đồng bộ hóa đơn:

VIII. Phân quyền

- Nếu người dùng chỉ được quyền xem danh sách (Xem DS) Tích hợp kênh bán thì trên màn hình Bán hàng trên sàn TMĐT sẽ chỉ hiển thị danh sách liên kết với Sàn và thông tin đồng bộ.

- Nếu người dùng được thực hiện 1 trong các thao tác Thêm mới, Cập nhật, Xóa thì cần phân quyền thêm Xem DS. Cụ thể các quyền này như sau:

• Thêm mới:
  • Thêm kết nối sàn giao dịch.
  • Thêm kết nối sàn giao dịch khi thêm mới Kênh bán trong Giao dịch -> Đặt hàng/ Hóa đơn
• Cập nhật: chỉnh sửa thông tin kết nối.
• Xóa: xóa kết nối với từng shop trên sàn giao dịch.

Như vậy, KiotViet đã thực hiện xong phần hướng dẫn kết nối KiotViet và TikTok Shop.

Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn bán hàng 1800 6162, tổng đài hỗ trợ phần mềm 1900 6522 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: hotro@kiotviet.com để được hỗ trợ và giải đáp.

Chúc Quý khách thành công!

Tài liệu được cập nhật mới nhất ngày 22/12/2023